正しいメールマナー – オレオレアドベントカレンダー2日目

マッチポンプメールマナーについて

最近、ビジネスマナー云々で変なことを言い出す自称マナー講師が居ますよね。「それはビジネスマナーとしていかがなものか」と言い出して、「こういうのがビジネスマナーです!」とオレオレマナーとしておかしなことを言い始めるアレです。
これ、メールとかでもよく言われていて、やれメールのToの先頭に上役から並べろとか、返信時には引用で返信元のメールを全文つけろとか、訳がわかりません。
そこで、Internet E-Mail(SMTP)使用歴約30年、SMTP/POP3/IMAPくらいなら喋れるメールのエキスパートと言っても過言な宮崎さんが、心のメールマナーを語ってみたいと思います。

To/CC/BCCの使い分け

  • Toは、メールを送る対象者に使いましょう。
  • Ccは、Carbon Copyの略です。念のため送る相手(対象者の上役とか)に使いましょう
  • Bccは、Blind Carbon Copyの略です。不特定多数に送る場合に使用しましょう。悪用厳禁。

Fromの書き方

Fromの書き方はRFC5321(多分、コレが一番新しいと思います)で規定されています。””(ダブルクォート)で囲った文字列がコメントになることを利用したものか、<> で囲ったものがメールアドレスとして扱われることを利用したものにしましょう。まあ、だいたいMUA任せで大丈夫だとは思います。

Subjectの付け方

分かりやすい題名をつけましょう。「おしえてください」「こんにちわ」「このアカウントはハックされています」とか、内容の分かりにくい題名はよしましょう。SPAMかと思われますよ。
5W1Hの原則を忘れず、WhoはToなので、「〇〇のご案内」とか「〇〇案件の確認事項についてとか」、相手が見て分かるSubjectにしましょう。
返信時にRe:Re:Re: みたいにレレレのおじさんになってしまうのはやめて、ちゃんと自分でサブジェクトを変更しましょう。
また、返信時に主要な内容が変わったら「〇〇の機能について(was Re: ほげほげ)」的に、サブジェクトを変更しましょう。

本文の書き方

「なまえ@所属 です」と名乗るのが、30年前からの風習です。「いつもお世話になっております」とか、そういう「ビジネスマナーです!」的なマッチポンプに騙されてはいけません。
内容は、結論を先に話し、個々の内容については返信部分を引用して議論しましょう。全文を引用する必要は全くありませんし、マナー違反でもありません。
ただし、うっかり変なところを切り出して反応されたと勘違いされないように、必要な部分を切り出しましょう。

署名の書き方

RFC 3676 にかかれている通り、本文と署名は「– 」(ハイフン・ハイフン・空白・\r・\n)で区切るのが基本です。
また、署名は4行以内というのが昔からのしきたりですが、これはリソースの少なかった時代の産物でもありますので、必ずしも守らなくて良いと思います。

最後に

メールはビジネスでも使われますが、TPOに合わせて使うのは文書だろうがメールだろうが一緒です。カジュアルさにはその企業、団体の色が出ると思いますが、変なビジネスマナー(本文書のことです)に惑わされず、正しく使いましょう。

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